Rodzaje pojemników do archiwizacji dokumentów

Rodzaje pojemników do archiwizacji dokumentów

W każdym przedsiębiorstwie miesięcznie powstaje od kilku do nawet kilkuset dokumentów, które należy odpowiednio zaklasyfikować i opisać. Ich właściwe przechowywanie polega nie tylko na wizualnym porządku, ale przede wszystkim skróceniu czasu poświęcanego na szukanie. Dokumenty, które nie są potrzebne w codziennym funkcjonowaniu firmy, można odpowiednio zapakować i zgodnie z przepisami prawa zarchiwizować, wykorzystując specjalne pojemniki na dokumenty. Jakie są rodzaje artykułów biurowych, które ułatwią to zadanie?

Przepisy dotyczące przechowywania dokumentów

Papiery firmowe należy podzielić na rodzaje, ponieważ zgodnie z przepisami prawa dla różnych typów dokumentów stosuje się różne okresy archiwizacji. Arkusze księgowe oraz te dla Zakładu Ubezpieczeń Społecznych należy przechowywać przez okres 5 lat. Z tym że większość dokumentów wystawionych po 1 stycznia 2012 roku trzeba archiwizować przez okres 5 lat, a te, które powstały wcześniej, przez 10. Od 1 stycznia 2019 roku wejdzie w życie nowa ustawa dotycząca przechowywania dokumentacji pracowniczej, która skróci obowiązujący okres z 50 do 10 lat.

Do właściwego składowania firmowych papierów przydadzą się specjalne pojemniki na dokumenty, a bardzo dobrym rozwiązaniem będzie zapakowanie dokumentów do osobnych teczek i umieszczenie ich w pojemnikach kartonowych na czasopisma A4/80 mm – na przykład firmy Donau.

Jak właściwie przechowywać dokumenty?

Dokumenty firmowe dobrze na własny użytek podzielić na często używane i takie, które można zapakować w pudło archiwizacyjne, na przykład kartonowe pudło zbiorcze Esselte Speedbox L, otwierane z góry, odpowiednio opisać i wynieść do magazynu czy piwnicy. Druki wciąż potrzebne można zapakować w teczki lub skoroszyty, a do ich przechowywania wykorzystać pojemniki na dokumenty, na przykład wykonane z kartonu pudło archiwizacyjne zbiorcze Esselte otwierane z przodu. Najczęściej jednak przedsiębiorstwa sięgają po duże, wygodne segregatory – świetnie sprawdzają się Esselte No.1 Power Vivida A4/50 mm. W nich najlepiej trzymać papiery w osobnych koszulkach – ten sposób przechowywania pomaga w szybkim znalezieniu niezbędnych dokumentów.

A jak w takim razie prawidłowo dokonać archiwizacji kwitów, które nie będą potrzebne w bieżącej działalności?

Archiwizacja w biurze krok po kroku

Najlepszym wyjściem jest digitalizacja dokumentów, czyli ich zeskanowanie i umieszczenie na serwerze firmowym lub bezpiecznym nośniku danych (dysku zewnętrznym). Utrwalone cyfrowo dokumenty można spakować. Każde kartonowe pudło archiwizacyjne, na przykład Esselte Boxy 80 mm, najlepiej odpowiednio opisać mazakiem permanentnym. Dokumenty można układać latami, jeśli jest ich niewiele, miesiącami lub rodzajami, na przykład faktury zakupu maj 2017 czy faktury sprzedaży lipiec 2016.

Gdzie trzymać firmową dokumentację? Można do tego wykorzystać fragment powierzchni magazynowej – ustawić pojemniki na dokumenty – pudła archiwizacyjne zbiorcze Esselte otwierane z przodu, na segregatory na regałach w zamykanym, osobnym pomieszczeniu. Jeśli przedsiębiorstwo nie prowadzi własnego magazynu, dobrym rozwiązaniem będzie wygospodarowanie przestrzeni w biurze i miejsca w zamykanej na klucz szafie.

Przedsiębiorstwa są zobowiązane przepisami prawa do przechowywania dokumentów papierowych. By dostęp do akt był szybki i wygodny, warto je digitalizować, a następie składować przy wykorzystaniu specjalnych pojemników do archiwizacji.