Przechowywanie dokumentacji pracowniczej - zmiany w 2019 roku

Zatrudnianie pracowników oznacza dla pracodawcy konieczność działania zgodnie z przepisami Kodeksu Pracy oraz spełnienie licznych wymagań dotyczących między innymi zasad prowadzenia dokumentacji pracowniczej. W 2019 roku weszły w życie nowe przepisy dotyczące akt osobowych. Przez jaki okres pracodawca jest zobowiązany do zabezpieczenia dokumentów zatrudnionych osób i jak należy przechowywać tę dokumentację?

Przechowywanie dokumentacji – nowe przepisy

Nowe przepisy dotyczące przechowywania dokumentów kadrowych zostały zawarte w Rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy I Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej do Ustawy z dnia z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy. Zmiany oznaczają skrócenie wymaganego okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej z 50 do 10 lat. Rozporządzenie weszło w życie 1 stycznia 2019 roku. Krótszy okres jest wymagalny dla wszystkich zatrudnionych po 1 stycznia 2019 roku. Jeśli pracodawca złoży do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych raporty informacyjne za wszystkich pracowników zatrudnionych w okresie między 1 stycznia 1999 roku a 31 grudnia 2018 roku, dla nich również będzie mógł skrócić okres przechowywania dokumentacji do 10 lat. Firmy, które nie złożą raportów lub ich zespół pracowniczy tworzą osoby zatrudnione przed 1 stycznia 1999 roku, są zobowiązane do zachowania 50-letniego okresu przechowywania dokumentów. Warto podkreślić, że zmieniła się również definicja samej „dokumentacji pracowniczej”, na którą składają się akta osobowe oraz inna dokumentacja dotycząca spraw związanych ze stosunkiem pracy – między innymi ewidencja czasu pracy oraz dokumenty – podania i inne związane z urlopem wypoczynkowym.

Jak przechowywać dokumentację pracowniczą?

Firmy, które zlecają obsługę księgowo-kadrową zewnętrznym podmiotom, mogą oczekiwać na mocy zawartych umów przechowywania dokumentacji pracowniczej. W innym przypadku muszą same zatroszczyć się o odpowiednie składowanie dokumentów. Warto wydzielić osobne pomieszczenie w biurze, w którym zostanie umiejscowione firmowe archiwum. Należy pamiętać o jego odpowiednim zabezpieczeniu w taki sposób, by osoby nieupoważnione miały wstępu do wnętrza. Akta osobowe najlepiej przechowywać w specjalnych skoroszytach lub teczkach. By utrzymać porządek, dobrze włożyć teczki do zbiorczych pudeł archiwizacyjnych takich jak na przykład Esselte Speedbox. Ważne jest również odpowiednie opisanie pudeł, co znacznie przyspieszy szukanie niezbędnych papierów. Akta oraz inne dokumenty pracownicze składowane w skoroszytach zawieszanych można przechowywać w specjalnych, estetycznie wykonanych pojemnikach. Dobrym rozwiązaniem okaże się korzystanie z kartonowych, składanych pojemników na dokumenty, które można szybko i łatwo rozłożyć i poddać recyklingowi, gdy przestaną spełniać swoje zadanie. Warto zachować ład i porządek w całej przechowywanej w firmowym archiwum dokumentacji, by w razie kontroli szybko i bez problemu znaleźć wszystkie niezbędne dokumenty.




Zmiany w prawie dotyczące skrócenia okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej to dla wielu przedsiębiorstw szansa na zmniejszenie powierzchni archiwum, a tym samym obniżenie kosztów. Należy jednak pamiętać o zabezpieczeniu dokumentów i ich właściwym, uporządkowanym składowaniu.